COMMUNICATION D’UN AVIS DE CONFIDENTIALITÉ

Quel est l’objet du présent Avis de confidentialité?

Le présent Avis vise à communiquer, en termes simples et clairs, les exigences auxquelles Polytechnique Montréal et ses représentantes et représentants sont tenus en matière de protection de la vie privée lors de la collecte, de l’utilisation, de la communication, de la conservation et de la destruction des renseignements personnels recueillis par des moyens technologiques, conformément à l’article 63.4 de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, chapitre A-2.1).

PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Qu’est ce qu’un renseignement personnel?

Un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier.

Quels sont les renseignements personnels que Polytechnique Montréal recueille lors de mon utilisation sur son site Web?

Le présent Avis s’applique à l’égard de tous les renseignements personnels recueillis par Polytechnique Montréal par des moyens technologiques, tout au long de leur cycle de vie.

Ces renseignements personnels visent notamment les personnes étudiantes, les membres du personnel, et les visiteurs de ses sites Web.

Ils visent également, depuis le 1er juin 2024, les personnes diplômées et les donatrices et donateurs. En effet, depuis cette date, les missions de développement philanthropique et de relations avec les personnes diplômées, qui relevaient auparavant de la Fondation et Alumni de Polytechnique Montréal, ont été intégrées à Polytechnique Montréal

Pour plus d’information sur les renseignements personnels généralement traités par Polytechnique Montréal, veuillez consulter cette page.

Par quels moyens mes renseignements personnels sont recueillis?

Polytechnique Montréal recueille les renseignements personnels que vous fournissez par le biais de différents moyens technologiques, notamment lorsque vous remplissez un formulaire en ligne ou une demande d’information. Polytechnique Montréal peut aussi collecter, à l’aide de témoins de connexion (voir ci-après), votre adresse IP, localisation, information sur votre navigateur, etc.

À quelles fins sont recueillis mes renseignements personnels?

Les renseignements personnels des personnes étudiantes sont collectés, utilisés, communiqués et plus généralement traités aux fins de la gestion de leur parcours académique, de leur expérience étudiante, de la recherche et de l’innovation, des opérations et services, de la prévention et des interventions et de la gestion documentaire, tel que détaillé dans le Consentement général des personnes étudiantes.

Les renseignements personnels des membres du personnel sont collectés, utilisés, communiqués et plus généralement traités aux fins de la gestion du personnel, de l’expérience employé, de l’enseignement, de la recherche et de l’innovation, des opérations et services, de la prévention et des interventions et de la gestion documentaire, tel que détaillé dans le Consentement général des membres du personnel.

Les renseignements supplémentaires recueillis dans d’autres formulaires ou demandes d’information ne le sont que pour les fins pour lesquelles les formulaires ou demandes sont remplis.  

Depuis le 1^er Juin 2024, les missions de développement philanthropique et de relations avec les personnes diplômées sont intégrées à Polytechnique Montréal. Cette intégration a impliqué un transfert des renseignements personnels des personnes diplômées et des donatrices et donateurs. Ces renseignements sont collectés, utilisés, communiqués et plus généralement traités aux fins des missions précitées.

Les renseignements personnels dont la collecte est obligatoire sont indiqués comme tel au moment de la collecte. Refuser de les fournir peut avoir pour effet d’empêcher Polytechnique Montréal de fournir les services correspondants.

Pour plus d’informations sur le traitement des renseignements personnels par Polytechnique Montréal, veuillez visiter cette page.

Quelles sont les catégories de personnes qui ont accès à mes renseignements personnels et les destinataires éventuels de mes renseignements personnels?

Les membres du personnel de Polytechnique Montréal peuvent, dans le cadre de leurs fonctions, avoir accès à des renseignements personnels vous concernant. Les membres du personnel sont tenus à la confidentialité de vos renseignements personnels et doivent y accéder uniquement si cet accès est nécessaire à l’accomplissement de la tâche en cours. Ils ne doivent en aucun cas révéler un renseignement personnel dont ils auraient pris connaissance dans l’exercice de leurs fonctions, à moins d’y être dûment autorisés.

Les renseignements personnels peuvent être communiqués à des tiers, situés au Québec ou à l’extérieur du Québec, tels que décrits dans les Consentements généraux relatifs à l’utilisation et la communication des renseignements personnels des personnes étudiantes et des membres du personnel. Pour plus d’information, veuillez consulter le Consentement général des membres du personnel et le Consentement général des personnes étudiantes.

Comment Polytechnique Montréal protège-t-elle mes renseignements personnels?

Polytechnique Montréal est assujettie à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels. A ce titre, Polytechnique Montréal prend les mesures requises conformément à cette loi pour assurer la protection de vos renseignements personnels à toutes les étapes de leurs cycles de vie.

Les renseignements personnels sont conservés par Polytechnique Montréal tant qu’ils sont nécessaires pour accomplir les finalités indiquées précédemment ou conformément à son calendrier de conservation. Polytechnique Montréal prend des mesures de sécurité pour protéger les renseignements personnels qu’elle détient qui sont raisonnables compte tenu notamment de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support.

Un processus de dépôt et de traitement des plaintes relatives à la protection des renseignements personnels est également prévu. Pour déposer une plainte, contactez la personne responsable de la protection des renseignements personnels au sein de Polytechnique Montréal (secretariat.general@polymtl.ca).

Nous vous invitons à consulter notre Directive sur la protection des renseignements personnels pour plus de détails.

Comment consulter ou faire rectifier mes renseignements personnels?

Pour une demande d’information, ou pour exercer le droit d’accéder à vos propres renseignements personnels ou de les faire rectifier, contactez la personne responsable de la protection des renseignements personnels au sein de Polytechnique Montréal (secretariat.general@polymtl.ca).

Les personnes étudiantes peuvent contacter directement la personne responsable des renseignements personnels des personnes étudiantes (registraire@polymtl.ca) et les personnes membres du personnel la personne responsable des renseignements personnels des membres du personnel (srh@polymtl.ca).

TÉMOINS DE CONNEXION

Qu’est-ce qu’un témoin de connexion?

Un témoin de connexion est un petit fichier texte placé sur votre ordinateur ou autre appareil électronique qui permet de sauvegarder des données relatives à vos habitudes de navigation sur le site web. À chaque témoin de connexion est attribué un identifiant anonyme permettant au site web consulté d'identifier votre appareil et d'effectuer différentes actions, comme notamment collecter des informations relatives à vos préférences de navigation et de personnaliser les services qui vous sont offerts.

Polytechnique Montréal utilise plusieurs types de témoins de connexion :

Fonctionnalité : Ils permettent l’utilisation du site web en activant des fonctions de base comme la navigation de page et l’accès aux zones sécurisées du site web. Le site web ne peut pas fonctionner correctement sans ces témoins.

Préférence : Ils permettent à un site web de retenir des informations qui modifient la manière dont le site se comporte ou s’affiche, comme votre langue de préférence ou la région dans laquelle vous vous situez.

Statistique : Ils aident Polytechnique Montréal, par la collecte et la communication d’informations de manière anonyme, à comprendre comment vous interagissez avec le site web.

Marketing : Ils sont utilisés pour effectuer le suivi des visiteurs sur le site web. Le but est d’afficher des publicités qui sont pertinentes et intéressantes pour l’utilisateur individuel. Polytechnique Montréal ne fait pas de courtage de publicité, mais il est possible que certains modules intégrés au site web placent des témoins de connexions à ces fins. Par exemple, l’intégration d’une vidéo YouTube, l’affichage d’un fil Twitter, etc.

Qu’arrive-t-il si je refuse le recours aux témoins de connexion?

En désactivant l’utilisation des témoins de connexion depuis votre navigateur, il est possible que certaines fonctionnalités importantes du site web de Polytechnique Montréal ne soient plus disponibles.

Comment modifier mes paramètres de navigation?

Vous pouvez en tout temps modifier vos paramètres de navigation en suivant les instructions spécifiques à votre navigateur web : Chrome, Internet Explorer, Firefox ou Safari.

PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE

Le contenu du site web de Polytechnique Montréal est protégé par les règles du droit d’auteur, en vertu des lois québécoises, canadiennes et étrangères sur la propriété intellectuelle. L’ensemble des informations et des documents accessibles sur le site, le nom polymtl.ca (et tous ses sous-domaines comme registrariat.polymtl.ca ou polyfab.polymtl.ca, etc.), ainsi que le logo de Polytechnique Montréal sont la propriété de Polytechnique Montréal.

Il est interdit à l’utilisateur de reproduire pour diffusion, par quelque moyen que ce soit, les textes, vidéos, images, contenus, exprimés ou rendus disponibles sur le site. La reproduction pour diffusion peut toutefois faire l’objet d’une demande écrite d’autorisation à Polytechnique Montréal [communications@polymtl.ca].

Il est également interdit à l’utilisateur de vendre ou de modifier, à des fins publiques ou commerciales, les textes, vidéos, images contenus, exprimés ou rendus disponibles sur le site.

LIMITATIONS DE RESPONSABILITÉ

L’utilisateur du site dégage Polytechnique Montréal, ses administrateurs, directeurs, employés ou toute autre personne associée à la création de ce site, de toute responsabilité et de tous dommages ou de toutes pertes qui peuvent survenir relativement au contenu, à l’utilisation ou à l’impossibilité d’utilisation du site, ou à toute panne, toute erreur, toute omission, toute interruption, toute défectuosité, tout retard de fonctionnement ou de transmission, tout virus informatique, tout dérangement en ligne ou toute panne de système, perte de données ou autres, y compris, sans s’y limiter, les dommages-intérêts, pertes ou frais directs, exemplaires ou punitifs.

INFORMATIONS GÉNÉRALES

Autres sites – Sites Web externes

Le site web de Polytechnique Montréal peut contenir des liens vers des sites externes. En accédant à ces autres sites, vous quittez le site de Polytechnique Montréal, et celle-ci n’est aucunement responsable du contenu ou des pratiques de ces sites relativement à la protection de vos renseignements personnels.

Les renseignements personnels recueillis ou communiqués par l’intermédiaire des sites Web externes ne sont pas assujettis au présent Avis. Polytechnique Montréal invite les visiteurs des sites Web à prendre connaissance des avis et politiques de confidentialité qui s’appliquent aux sites Web visités.

Entrée en vigueur de l’Avis de confidentialité

Le présent avis de confidentialité entre en vigueur le 20 septembre 2023

Modification de l’Avis de confidentialité

Le présent avis de confidentialité a été modifié le 6 juin 2024. Vous pouvez consulter la version précédente et l'avis de modification (.pdf).

Mise à jour des conditions d’utilisation et avis de modification de l’Avis de confidentialité 

Polytechnique Montréal se réserve le droit de changer ou de mettre à jour le présent Avis de confidentialité.

Celui-ci ne peut être modifié avant l’expiration d’un délai de 15 jours à compter de la date de publication d’un avis de modification de cet Avis, ou, le cas échéant, avant l’expiration d’un délai plus court mentionné dans cet avis de modification.

L’avis de modification doit :

• indiquer la date de sa publication;
• indiquer l’objet général des modifications apportées à l’Avis de confidentialité, lesquelles doivent être précisées dans une section dédiée à cet Avis sur notre site internet;
• indiquer la date de l’entrée en vigueur des modifications;
• si l’avis de modification mentionne un délai plus court que le délai de 15 jours, indiquer les motifs pour lesquels l’Avis de confidentialité doit être modifié dans ce délai plus court.

Le cas échéant, Polytechnique Montréal et ses représentants prendront les moyens raisonnables afin d’aviser toutes les personnes concernées par des mises à jour importantes.

Juridiction

Le contenu et l’utilisation du présent site web sont encadrés et interprétés en fonction des lois québécoises et canadiennes. Tout litige résultant de la présente entente sera porté devant le Tribunal du district judiciaire de Montréal.

Contact

Pour tout commentaire ou information concernant l’utilisation du site web, veuillez contacter webmestre@polymtl.ca.

Pour toute question concernant le présent Avis de confidentialité et l’utilisation de vos renseignements personnels recueillis par des moyens technologiques, veuillez contacter la personne responsable de la protection des renseignements personnels au sein de Polytechnique Montréal (secretariat.general@polymtl.ca).